W jaki sposób refakturować na kontrahenta koszt usług hotelowych

problem

Nasz kontrahent unijny nocował w Polsce w hotelu. Otrzymaliśmy fakturę za tę usługę i chcemy ją refakturować na kontrahenta. Kwota netto 616,82 PLN, VAT 7% w wysokości 43,18 PLN, kwota brutto 660 PLN. Zgodnie z ustawą o VAT usługi hotelowe są opodatkowane w Polsce. Co stanowi dla mnie podstawę opodatkowania w refakturze – kwota brutto 660 PLN (netto 616,82 + 7% VAT) czy kwota brutto 660 PLN + 7% VAT (z racji tego, że od usług hotelowych nie odlicza się VAT i w koszty musimy zaksięgować 660 PLN, więc przychód netto powinien wynosić 660 PLN)? Jak ująć tę fakturę w deklaracji VAT?

rada

Podstawą opodatkowania VAT na „refakturze” jest kwota netto z faktury „pierwotnej” (616,82 zł). Przychodem jest kwota netto z „refaktury” (616,82 zł), a kosztem kwota brutto z faktury „pierwotnej” (660 zł). Szczegóły – w uzasadnieniu.

uzasadnienie

Refakturowanie polega na przeniesieniu kosztów poniesionych przez podatnika na jego kontrahenta. Nie jest to pojęcie uregulowane przez przepisy podatkowe. W praktyce podatnicy refakturują koszty usług na podstawie art. 30 ust. 3 ustawy o VAT.

Przepis ten określa podstawę opodatkowania VAT. Zgodnie z art. 30 ust. 3 ustawy o VAT:

W przypadku gdy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku.

Podstawa opodatkowania. O tym, jaka kwota stanowi kwotę należną z tytułu świadczenia usługi, decyduje treść umowy zawartej z kontrahentem. Może nią być kwota brutto z faktury pierwotnej albo kwota netto. Przyjmując, że kwotą należną jest kwota brutto z faktury pierwotnej, podstawą opodatkowania przy refakturowaniu omawianej usługi jest kwota należności netto (616,82 zł).

Powołany przepis art. 30 ust. 3 ustawy o VAT pojawił się w tej ustawie dopiero od 1 grudnia 2008 r. Wcześniej w ustawie o VAT nie było żadnego przepisu odnoszącego się bezpośrednio do refakturowania usług. Pomimo braku regulacji ustawowych, w praktyce refakturowanie było i jest uznawane za dopuszczalne, pod określonymi warunkami, tj. gdy:

• umowa między kontrahentami zawiera zastrzeżenie, że czynność będzie podlegała refakturowaniu,

• podmiot dokonujący refakturowania nie korzysta z usługi (albo korzysta z niej tylko częściowo),

• odsprzedaż jest dokonywana według ceny zakupu,

• podmiot dokonuje refakturowania, wystawiając na rzecz nabywcy fakturę z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która widnieje na fakturze pierwotnej.

„Refaktura”. W sytuacji opisanej w pytaniu powinni zatem Państwo wystawić fakturę na rzecz kontrahenta:

• podstawa opodatkowania netto z faktury pierwotnej – 616,82 zł,

• VAT należny – 43,18 zł.

Deklaracja. W deklaracji VAT należy ująć tę „refakturę” w części C „Dostawy towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju opodatkowane stawką 7%” – w poz. 27 (podstawa opodatkowania), w poz. 28 (VAT należny). Podatnik refakturujący na kontrahenta koszty opisanych w pytaniu usług świadczonych dla tego kontrahenta jest bowiem traktowany tak, jakby to on świadczył usługę. Nie ma obowiązku ani potrzeby odrębnego ewidencjonowania, czy też deklarowania „refaktur”. W deklaracji VAT „refaktury” są więc wykazywane tak jak każda inna sprzedaż towarów lub usług.

Koszty i przychody w podatku dochodowym

Kosztem dla Państwa będzie kwota brutto faktury pierwotnej za usługę hotelową w wysokości 660 zł, ponieważ nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego z tej faktury (art. 23 ust. 1 pkt 43 updof i art. 16 ust. 1 pkt 46 updop).

Natomiast przychodem będzie kwota netto z „refaktury” (art. 14 ust. 1 updof, art. 12 ust. 4 pkt 9 updop).

Z treści przepisów wynika, że mają Państwo prawo zaliczyć do kosztów kwotę 660 zł, a do przychodów kwotę 616,82 zł. Państwa wątpliwości wynikają z faktu, że są to różne kwoty, a kwota przychodu jest mniejsza niż kosztu. Jak to zostało podkreślone, taki sposób postępowania wynika z zastosowanych przepisów i jest w pełni uzasadniony.

Do opisanej sytuacji nie ma też zastosowania reguła, zgodnie z którą do kosztów nie można zaliczać wydatków zwróconych podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Podatnik nie otrzymuje bowiem de facto zwrotu z tytułu zakupu usługi hotelowej całej kwoty (660 zł). Kontrahent zwraca podatnikowi faktycznie tylko kwotę netto (616,82 zł) za usługę hotelową, która jest równa kwocie przychodu. Pozostała kwota (43,18 zł) to VAT należny, który podatnik odprowadza do urzędu skarbowego.

• art. 30 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 107, poz. 679

• art. 14 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 105, poz. 655

• art. 12 ust. 4 pkt 9, art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 857

Ewa Sławińska

konsultant podatkowy