Jak obciążyć producenta maszyny z innego kraju UE kosztami jej naprawy

PROBLEM

Kupiliśmy maszynę od firmy z Czech (WNT). Następnie sprzedaliśmy ją klientowi krajowemu. Klient zgłosił w ramach gwarancji usterkę. Ustaliliśmy za zgodą producenta z Czech, że naprawy dokona sam klient i wystawi na nas fakturę na usługę z 22% VAT. Jak mamy teraz refakturować te koszty na firmę czeską? Czy powinna to być kwota netto czy brutto wynikająca z faktury od klienta? Czy ten koszt możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

RADA

Ze względu na przysługujące Państwa firmie prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej przez klienta za naprawę maszyny, dokonując refakturowania tej usługi na czeskiego kontrahenta, jako podstawę opodatkowania powinni Państwo wpisać kwotę netto wynikającą z otrzymanej faktury. Szczegóły oraz odpowiedzi na pozostałe pytania znajdują się w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

W praktyce często spotykana jest sytuacja, gdy dystrybutor towarów dokonuje ich napraw gwarancyjnych, a podmiot, od którego dystrybutor nabywa te towary (np. ich producent), zobowiązuje się do pokrywania poniesionych przez dystrybutora kosztów napraw. Wątpliwości budzi kwestia, czy w takich przypadkach dochodzi do:

•świadczenia przez dystrybutora odpłatnych usług naprawy podlegających opodatkowaniu VAT, czy też do

•obciążania producenta rekompensatą poniesionych przez dystrybutora kosztów naprawy, czyli do czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT.

Organy podatkowe przez długi czas reprezentowały drugie z ww. stanowisk. Na przykład w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 23 kwietnia 2009 r. (sygn. IPPP2/443-1837/08-4/AS) czytamy: Z opisu stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, iż Wnioskodawca, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej sprzedaje wyroby Producenta, pełniąc – na podstawie zawartej umowy dystrybucyjnej – obowiązki gwaranta wobec ostatecznych odbiorców (nabywców). Naprawy gwarancyjne Wnioskodawca realizuje we własnym imieniu i są one wykonywane tylko na rzecz tych odbiorców. Po realizacji naprawy gwarancyjnej Wnioskodawca dostarcza zestawienie poniesionych kosztów (części, robocizna), a Producent będący w stosunku do niego gwarantem, zwraca koszty napraw gwarancyjnych na podstawie wystawionych not kredytowych.

W związku z powyższym należy uznać, iż Wnioskodawca nie świadczy usług na rzecz Producenta, bowiem świadczy on usługi gwarancyjne we własnym imieniu, a następnie jedynie odzyskuje, w formie rekompensaty, koszty poniesione na naprawę towarów. Tym samym otrzymywanie takiej rekompensaty, która nie jest wynagrodzeniem za usługę świadczoną niezależnie od dokonywanych w ramach umowy dystrybucyjnej nabyć towarów, nie rodzi obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. W związku z powyższym Wnioskodawca nie jest zobowiązany do dokumentowania fakturami VAT przepływów finansowych wynikających z ww. umowy.

Stanowisko to zostało jednak uchylone przez Ministra Finansów.

Jak czytamy w interpretacji indywidualnej z 22 lutego 2010 r. (sygn. PT3/ /068/3/KIP/50/KOA/09/PK978/08), w przypadku gdy spółka sprzedająca maszyny i urządzenia dokonuje napraw towarów w ramach udzielonej klientom gwarancji i nie domaga się wykonania zobowiązania gwarancyjnego od dostawcy tych towarów w formie ich naprawy, ale poprzez rekompensatę wydatków poniesionych przez spółkę na ich naprawę (...) mamy do czynienia ze świadczeniem usługi usunięcia wady fizycznej rzeczy w drodze dokonania jej naprawy (określonej jako gwarancyjna) przez Spółkę na rzecz Dostawcy. Świadczenie tej usługi ma charakter odpłatny, a zatem podlega ono, w oparciu o przepis art. 5 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy o podatku od towarów i usług, opodatkowaniu tym podatkiem.

Przyjęcie takiego stanowiska oznacza nie tylko to, że obciążenie czeskiego producenta maszyny powinno nastąpić w drodze wystawienia faktury (o czym będzie mowa w dalszej części tekstu), ale również to, że Państwa klient prawidłowo udokumentował fakturą wykonaną przez siebie usługę naprawy maszyny. W konsekwencji VAT wynikający z tej faktury podlega u Państwa odliczeniu. Nie ma w tym przypadku zastosowania wyłączenie możliwości odliczenia VAT z faktury, o którym mowa w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT, czyli w sytuacji, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu VAT.

Ustalenie miejsca świadczenia usług naprawy

Dokonując refakturowania poniesionych kosztów naprawy na kontrahenta czeskiego, Państwa firma powinna na nowo ustalić miejsce świadczenia tej usługi. Ponieważ dla tego rodzaju usług nie przewidziano szczególnego miejsca ich świadczenia, podlegają one opodatkowaniu w miejscu siedziby usługobiorcy, czyli na terytorium Czech (art. 28b ust. 1 ustawy o VAT). W konsekwencji świadczenie (odsprzedaż) tej usługi nie podlega opodatkowaniu polskim VAT. Państwa firma powinna wykazać tę usługę w poz. 21 i 22 deklaracji VAT-7/VAT-7K/VAT-7D oraz w części E informacji podsumowującej VAT-UE. Należy ją również udokumentować fakturą uproszczoną, a więc fakturą bez stawki (lub ze stawką „NP”, czyli „nie podlega”) i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem (§ 25 rozporządzenia o fakturach). Faktura ta powinna zawierać numer VAT czeskiego kontrahenta oraz informację, że jest on zobowiązany do rozliczenia podatku jako nabywca usługi, lub odesłanie do odpowiedniego przepisu dyrektywy, na podstawie którego zobowiązanym do rozliczenia tego podatku jest nabywca usługi (tj. art. 196 dyrektywy 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej).

Ustalenie podstawy opodatkowania przy refakturowaniu usług

Dokonując refakturowania usług, należy w prawidłowy sposób ustalić podstawę ich opodatkowania. W tym celu trzeba odwołać się do art. 30 ust. 3 ustawy o VAT, zgodnie z którym:

(...) w sytuacji, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku.

O tym, jaka kwota stanowi kwotę należną z tytułu świadczenia usługi, decyduje treść porozumienia zawartego z kontrahentem. Zważywszy jednak na przysługujące prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej przez Państwa klienta, najbardziej naturalne jest obciążenie czeskiego kontrahenta kwotą netto wynikającą z otrzymanej faktury.

PRZYKŁAD

Polska firma A kupiła maszynę od czeskiego kontrahenta, a następnie sprzedała ją polskiemu klientowi B. Umowa między polską firmą A i czeskim kontrahentem przewiduje, że ewentualnych napraw gwarancyjnych maszyny dokonywać będzie firma A, która będzie obciążać kontrahenta kosztami tych napraw według cen netto.

Maszyna użytkowana przez polskiego klienta B uległa awarii. Firmy A i B uzgodniły, że naprawy dokona firma B, a następnie obciąży ona firmę A kosztami naprawy. Po dokonaniu naprawy firma B wystawiła firmie A fakturę na kwotę 1800 zł netto + 396 zł VAT. W tej sytuacji firma A, obciążając czeskiego kontrahenta, powinna wystawić mu fakturę uproszczoną na kwotę 1800 zł (396 zł VAT naliczonego przez firmę B firma A może odliczyć na zasadach ogólnych).

Zaliczenie kosztów napraw gwarancyjnych do kosztów uzyskania przychodów

Koszty napraw gwarancyjnych stanowią koszty uzyskania przychodów podatników. W tym przypadku nie znajdzie zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT ani art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, przewidujący wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów.

Na takim stanowisku stoją również organy podatkowe. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 18 marca 2009 r. (sygn. IBPBI/2/423-1187/08/AM), w której stwierdził: (...) z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Spółka dokonała sprzedaży dostawy na rzecz kontrahenta. Wykonana dostawa była objęta wadą fizyczną, w związku z czym kupujący dokonał zgłoszenia reklamacyjnego. Strony umówiły się, iż wada zostanie usunięta przez samego kupującego lecz na zlecenie i koszt Spółki. Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, iż koszt naprawy wadliwie wykonanej dostawy nie jest ani karą umowną ani odszkodowaniem i może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, że koszty naprawy wynikające z faktury otrzymanej od klienta mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

•art. 5 ust. 1, art. 28b ust. 1 oraz art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. Nr 107, poz. 679

•§ 25 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 212, poz. 1337; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 222, poz. 1760

•art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. Nr 105, poz. 655

•art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. Nr 75, poz. 473

Tomasz Krywan

doradca podatkowy